Finanzreferat

Bucht euch bei Fragen zur Abrechnung und zu Finanzanträgen (sowohl, wenn ihr sie noch nicht eingereicht habt, als auch bei bewilligten Anträgen) bitte einen Termin für die Sprechstunde. Dort beraten wir euch gern!
Wir beantworten keine Fragen zu konkreten Finanzanträgen und Abrechnungen per E-Mail.
Um Entäuschungen und Missverständnisse zu vermeiden, bietet es sich an, die Informationen weiter unten zu lesen.

If you have questions about billing purposes and financial applications (both if you have not yet submitted them and if they have been approved), please book an appointment for the office hours. We will be happy to advise you there!
We do not answer questions about specific financial applications and statements via email.
To avoid disappointment and misunderstanding, it is advisable to read the information below.

Terminbuchungen für Sprechstunden und Plena /

Appointment bookings for office hours and plenums:

Für das Finanzplenum, auf dem ihr eure Projekte vorstellen und Unterstützung beantragen könnt, müsst ihr euch unter diesem Link einen Termin buchen: https://termine.astatu.berlin/1
Seid solidarisch, kommt zum Termin oder sagt ab, falls ihr doch nicht kommt! Damit ermöglicht ihr es anderen Leuten diesen Termin wahrzunehmen! Den Stornierungs-Link erhaltet ihr bei Buchung und anschließend per E-Mail.
Die nächsten Finanzplena finden am 26. September, 10. Oktober und 24. Oktober 2022 statt.

For the financial plenary, where you can present your projects and apply for support, you need to book an appointment at this link:
https://termine.astatu.berlin/1
Please be solidary, come to your appointment or cancel if you cant make it! This way you make it possible for other people to attend this appointment! You will receive the cancellation link when booking and then by e-mail.
The next financial plena will be held on September 26, October 10 and October 24, 2022.


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Hinweis: Wenn das Terminbuchungssystem nicht funktionieren sollte, versucht es bitte zunächst erst mit einem anderen Gerät und Browser. Oder klickt im Browser auf alles im Cache und Cookies löschen. /
Notice: If the appointment booking system should not work, please try it first with another device and browser. Or click Clear all cache and cookies in the browser.

Für Abrechnungen und Fragen zu Finanzanträgen könnt ihr euch unter dem Link Termine für unsere Sprechstunde buchen:
https://termine.astatu.berlin/4

For billing purposes and financial application questions, you can book appointments for our office hours at the link:
https://termine.astatu.berlin/4

Das „Merkblatt Abrechnung“ (siehe unten) kann Frust verhindern, wenn ihr es euch vor der Sprechstunde schonmal anschaut. 🙂 Bitte schaut nach dem Buchen eines Termins regelmäßig in euer E-Mail-Postfach und informiert euch weiterhin regelmäßig auf den Seiten des AStAs! /
Please check your email inbox regularly after booking an appointment and continue to check the AStA pages regularly for information!
The „Information sheet on billing procedure“ (see below) can prevent frustration if you have a look at it before the consultation. 🙂

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Aufgrund der Pandemie müssen wir besondere Rücksicht aufeinander nehmen! Bitte beachtet daher die pandemiebedingten Regeln für das Betreten der Räume des AStA TU Berlin (es gilt u.a. weiter FFP2-Masken-Pflicht):
https://asta.tu-berlin.de/regeln-fuer-das-betreten-der-raeume-des-astas-tu-berlin/

Due to the pandemic we have to show special consideration for each other! Therefore, please note the pandemic-related rules for entering the rooms of the AStA TU Berlin (among other things, FFP2 mask obligation continues to apply):
https://asta.tu-berlin.de/en/rules-for-entering-the-rooms-of-the-asta-tu-berlin/

Wir empfehlen euch auch die offene ONLINE-Beratung zur Projektfinanzierung von Netzwerk Selbsthilfe: https://asta.tu-berlin.de/netzwerk-selbsthilfe/

We also recommend the open ONLINE advice on project funding from Netzwerk Selbsthilfe: https://asta.tu-berlin.de/netzwerk-selbsthilfe/

::: English version below :::

Was sind unsere Aufgaben?

Zuerst einmal, auch wenn wir das „Finanzreferat“ sind, geben wir hier KEIN Bargeld aus. Es bringt also leider nix, mit finanziellen Wünschen oder Anträgen zu uns zu kommen. Wir bearbeiten nur die Beschlüsse des Finanzplenums des AStA. Das FinRef ist die Buchhaltung des AStA. Wir

  • bearbeiten Finanzanträge
  • laufende Zahlungen
  • erstellen den Haushalt der Verfassten Studierendenschaft
  • und sind die Personalstelle für die Beschäftigten des AStA

Wir setzen die Beschlüsse des AStA-Plenums um.

Wie stellt ihr einen Finanzantrag?

Sondersituation aufgrund der COVID-19-Pandemie: Ihr könnt eure Finanzanträge im Büro abgeben. Meldet euch dafür bitte vorher im Büro, um sicher zu stellen, wann ihr den Antrag abgeben könnt. Bitte beachtet dabei auch, dass das Büro aufgrund von Covid-19 zurzeit über verschiedene Rufnummern zu erreichen ist (je nach Wochentag). Die jeweilige aktuelle Nummer erfahrt ihr in der Übersicht der Büro-Kontaktzeiten: https://asta.tu-berlin.de/buero/

Ihr könnt Zuschüsse für Projekte und Ini-Fahrten beantragen. Bitte füllt dazu einen Finanzantrag aus und bringt diesen persönlich im AStA-Büro zu den dortigen Sprechzeiten vorbei. Wir nehmen keine Finanzanträge per E-Mail an. Anträge werden nur behandelt, wenn sie mindestens eine Woche vor dem jeweiligen Plenum gestellt (also im AStA vorliegen) oder bis zum Beginn des Finanzteils ausdrücklich durch ein AStA-Referat unterstützt werden.

In besonderen Fällen und wenn es nicht möglich ist, den Antrag vorbeizubringen, kann dieser auch per Post geschickt werden. Beachtet in diesem Fall, dass die Post zu uns sehr lange brauchen kann (manchmal eine Woche oder länger). Wann ein Antrag abgeschickt wird, ist nicht relevant, sondern nur, wann dieser eintrifft! Bedenkt das bitte bei einer Terminbuchung mit.

Wir beantworten prinzipiell keine Rückfragen zu Anträgen per Mail, bitte respektiert das. Es gibt verschiedene Versionen des Antrags:

Die Anträge werden auf dem AStA-Plenum behandelt. Damit die AStA-Mitglieder sich mit eurem Antrag auseinandersetzen können, muss euer Antrag eine Woche vor dem Finanzplenum eingereicht werden. Kurzfristiger können Anträge nur mit expliziter Unterstützung eines AStA-Referats aufgenommen werden. Falls euer Antrag Beträge über 200,- Euro übersteigt, ist es notwendig, auf dem Finanzplenum zu erscheinen, damit eventuelle Fragen geklärt werden können. Nach dem Plenum werdet ihr für gewöhnlich innerhalb einer Woche per E-Mail über das beschlossene Volumen zu eurem Antrag informiert. Dafür ist es notwendig, dass ihr auf den Anträgen auch eure E-Mail-Adresse angebt.

Wie funktioniert die Abrechnung?

Wir können lediglich Geld erstatten, Vorkasse und Barauszahlungen sind leider nicht möglich. Wenn euer Antrag bewilligt wurde, könnt ihr mit allen Rechnungen/Quittungen und der entsprechenden TOP.Nr in unsere Sprechstunde kommen. Dort müsst ihr noch einen Erstattungsantrag ausfüllen. Wir veranlassen dann die Überweisung auf euer Konto.

Bitte schaut euch vorher das Merkblatt für die Abrechnung an!!

Übrigens können wir euch bei vielen Projekten auch ohne Geld durch unseren Technikpool unterstützen!

Wie könnt ihr Betreuungskosten für lange Sitzungen beantragen?

Für diverse Sitzungen der Organe der Studierendenschaft (z.B. StuPa-Sitzungen, AStA-Plena), die angekündigt länger als bis 17 Uhr dauern, könnt ihr Betreuungskosten (für pflegebedürftige Angehörige und Kinder unter 14 Jahren) erstattet bekommen. Zur Erstattung bringt bitte einmalig Eure Immatrikulationsbescheinigung sowie eine Bescheinigung über die Pflegebedürftigkeit der Person bzw. die Geburtsurkunde des Kindes mit. Um die Kosten erstattet zu bekommen (pauschal 7,50 Euro/Stunde), schaut bitte im Finanzreferat zu den Sprechzeiten vorbei.

Kontakt

Das Finanzreferat befindet sich im Raum TK 109, es ist in der ersten Etage des TK2-Gebäudes mit einem Fahrstuhl zu erreichen.

Post

Für Finanzanträge:
AStA der TU Berlin
AStA-Büro
Sekr. TK 2
Straße des 17 Juni 135
10623 Berlin

Für andere Post:
AStA der TU Berlin
Finanzreferat
Sekr. TK 2
Straße des 17 Juni 135
10623 Berlin

E-mail: finanzreferat ät asta.tu-berlin.de

Es werden KEINE Finanzanträge per E-Mail angenommen! Und es werden keine Mails zu (bewilligten) Anträgen beantwortet. Bei Fragen bucht euch bitte einen Termin für die Sprechstunde.

Formulare und Merkblätter

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English version:

What are our responsibilities?

First and foremost, we may be called the Finance Department but we do NOT hand out cash. So it is not worth coming to us with any personal requests for money. We only process the resolutions of the AStA finance plenums. The Finance Department is essentially AStA’s accounting department. We

  • process funding requests and
  • open payments
  • create the budget of the student representative body
  • serve as the personnel office for AStA employees

We implement resolutions made by the AStA plenum.

How do I submit a funding request?

Special situation due to the COVID-19 pandemic: You can hand in your financial application at the office. Please contact the office in advance to make sure when you can drop off your application. Please note that due to the Covid-19 pandemic, the office can currently be reached at different numbers (depending on the day of the week). You can find the current number in the office contact hours overview: https://asta.tu-berlin.de/en/general-office/

You can apply for grants for projects and ini-trips. Please fill out a financial application and bring it personally to the AStA office during office hours. We do not accept financial applications by e-mail. Applications will only be dealt with if they are submitted at least one week before the respective plenary session (i.e. if they are available in the AStA) or if they are explicitly supported by an AStA department until the beginning of the financial part.

In special cases and if it is not possible to bring the request by, it can also be sent by mail. Note in this case that mail to us can take a long time (sometimes a week or more). When an application is sent is not relevant, only when it arrives! Please take this into consideration when booking an appointment.

We do not answer any questions via email and ask that you respect this. The application is available in German and English:

Your request will be discussed in the AStA plenum. In order for AStA members to read and decide on your request, it must be received one week before the finance plenum. Requests submitted later than this will only be considered if they have the express support of another AStA department. If your request exceeds EUR 200, you must personally appear at the finance plenum to answer any necessary questions. Generally you are informed of our decision within one week of the plenum. For this purpose, it is necessary that you also indicate your e-mail address on the applications. We will then transfer the funds to your account. You will receive the funds after you have submitted all receipts together with the funding decision and reimbursement request. Advance or cash payments are not possible.

How does the billing procedure work?

We can only refund money, advance payment and cash payments are unfortunately not possible. If your application has been approved, you can come to our office hours with all invoices/receipts and the corresponding TOP.Nr. There you will have to fill out a reimbursement application. There you will have to fill out an application for reimbursement. We will then arrange for the money to be transferred to your account.

Please have a look at the information sheet for the billing procedure beforehand!

Additionally, we are able to offer material support for many projects through the use of our technology and equipment library.

How can I request compensation for care costs during long meetings?

Many meetings held by student government organizations (e.g. student parliament meetings, AStA plenums) run longer than scheduled. Should this happen, you can request reimbursement of costs incurred (for relatives in need of care and children under 14 years). To be reimbursed (EUR 7.50/hour), please bring your certificate of enrollment and an official statement confirming the individual’s need for care or your child’s birth certificate. You must bring these to the Finance Department during opening hours.

Since the application for care costs is also part of the billing application, it can unfortunately only be in German. If you can’t translate it with a translation website or don’t know people who can help you fill it out, we offer to help you fill it out. Please book an appointment for the office hours of the finance department in the appointment booking system of the AStA.

Contact

The Finance Department is located in room TK 109 on the first floor of the TK2 building. It is accessible by elevator.

Mailing address

For financial requests:
AStA der TU Berlin
AStA-Büro
Sekr. TK 2
Straße des 17 Juni 135
10623 Berlin

All other mail:
AStA der TU Berlin
Finanzreferat
Sekr. TK 2
Straße des 17 Juni 135
10623 Berlin

Email: finanzreferat [at] asta.tu-berlin.de

NO financial applications will be accepted via email! And no emails regarding (approved) applications will be answered. If you have any questions, please book an appointment for the office hours.

Forms and info sheets: